A maioria dos orçamentos preocupa-se em prever as receitas e despesas da entidade, isto é, todos os custos e despesas.
Qualquer orçamento, salvo os orçamentos iniciais de uma entidade (quando meras projeções de um negócio ou atividade futura) baseia-se em dados históricos, fatos ocorridos no passado que permitem um mínimo de previsibilidade.
Como a contabilidade é o registro histórico das operações econômicas e financeiras, obviamente que é o principal elemento na formação de premissas orçamentárias.
PREVISÃO DE VENDAS
Para a previsão de vendas, se utilizará a contabilidade como indicativo:
1. Qual o nível histórico de vendas (valores nominais, em R$)?
2. Qual a sazonalidade do negócio?
3. Qual a representatividade dos novos negócios (ou produtos) já concretizados?
4. Etc.
PREVISÃO DE COMPRAS
Uma vez definido o nível de vendas orçado, estima-se o nível de compras necessário para a tal volume de negócios.
NÍVEL DE COMPRAS
Assim como as vendas, as compras sofrerão influências, tais como:
1. Nível de preços decorrentes dos ajustes de tabela dos fornecedores.
2. Variação de volume, em função de variação de volume de vendas físicas (unidades).
3. Variação de volume, em função de maior/menor estocagem.
Comecemos pelo ajustes de preços de compras.
VARIAÇÃO DE PREÇOS NAS COMPRAS
A inflação interna da empresa é diferente da inflação oficial (medida por índices como o IGP-M da Fundação Getúlio Vargas, INPC do IBGE, etc.).
Alguns preços podem ser indexados ao câmbio (dólar, euro), pois correspondem a produtos importados ou cotados em bolsa de mercadorias internacionais (como soja).
Outros preços são decorrentes de contratos com fornecedores, onde fixa-se periodicamente o reajuste de acordo com a inflação ou outro indicador.
Então, para se ter uma previsibilidade mínima do valor de compra dos estoques, temos que estimar a “inflação dos produtos” da empresa.
VARIAÇÃO DE VOLUME
O próximo passo é ajustar o volume (físico) de compras ao volume (físico) de vendas projetadas.
Deve-se levar em conta, neste cálculo, o lançamento de novos produtos. A engenharia de produção pode estimar, com base na planilha técnica dos produtos a serem lançados, quais as unidades de compras adicionais necessárias.
CUSTO DOS PRODUTOS E MERCADORIAS VENDIDAS
Uma vez determinado o volume de compras, por dedução, se apurará o custo dos produtos e mercadorias vendidas.
A fórmula de apuração do CPV ou CMV é:
CPV ou CMV = Ei + C – Ef
Onde:
CPV = Custo dos Produtos Vendidos
CMV = Custo das Mercadorias Vendidas
Ei = Estoques Iniciais
C = Custo das Compras
Ef = Estoques Finais
Nota: nesta terminologia, CPV relaciona-se aos produtos fabricados (atividade industrial), e CMV ás mercadorias adquiridas para revenda (atividade comercial).
CUSTOS E DESPESAS OPERACIONAIS
Na orçamentação de custos e despesas operacionais, a contabilidade terá relevância, pois apresentará os valores históricos, relacionando o nível de operações com os correspondentes desembolsos, tais como: tributos sobre vendas, folha de pagamento, despesas gerais de produção, despesas administrativas e de vendas, despesas financeiras, etc.
A contabilidade, como fornecedora de informações regulares e acumuladas sobre desembolsos relativos a custos e despesas operacionais, será uma grande fonte histórica de dados para a projeção orçamentária de tais despesas.
Com base no valor acumulado anual de tais desembolsos, pode-se prever a dinâmica futura de tais gastos, incluindo:
1. Os efeitos da variação de preços sobre produtos e serviços consumidos na atividade operacional.
2. As eventuais variações físicas/quantitativas do consumo, relacionadas á expansão ou redução de negócios.
3. Subsídios para despesas novas que serão exigidas em função de novos produtos ou serviços a serem lançados.
VARIAÇÃO DE PREÇOS
A tendência é que os preços, em mercado livre, tenham convergência para os principais índices de inflação. Assim, um orçamento com base histórica na contabilidade precisará estimar tais índices e aplicá-los sobre os valores nominais incorridos no exercício anterior.
VARIAÇÕES FÍSICAS/QUANTITATIVAS
A abertura de uma filial, a expansão (ou redução) de negócios e linhas de produtos, a introdução de serviços ou modernização de atividades irão exigir que as projeções orçamentárias incluam tais aspectos em sua base.
Novamente, a contabilidade tem muito a contribuir com o gestor. Como exemplo, a abertura de uma filial de vendas.
Se a contabilidade é departamentalizada (registrando os centros de custos), poderá fornecer bases para se estimar os custos de uma nova filial, com base numa filial já instalada e operacional.
DESPESAS NOVAS
Não somente a expansão dos negócios exigirá despesas novas.
Boa parte dos novos custos e despesas empresariais relacionam-se com obrigatoriedade de atendimento de legislação, reestruturação operacional, modernização ou outros itens que não implicam, necessariamente, em novos negócios (receitas).
Como exemplo, uma empresa que estará sujeita á regulamentação especial relativa á Vigilância Sanitária.
Se, no ano anterior, deixou de implementar os gastos necessários á adequação da legislação, precisa prever tais desembolsos no orçamento corrente.
As bases contábeis, neste caso, poderão ser insuficientes para uma correta projeção.
Entretanto, o gestor poderá utilizar-se da contabilidade para determinar quais despesas similares já estão presentes, e como se correlacionarão com as despesas novas.
RECEITAS E DESPESAS FINANCEIRAS
A grande dificuldade dos gestores de empresas é prever, com antecedência, quais os custos financeiros que serão incorridos nas atividades.
Novamente, a contabilidade tem uma contribuição específica para tais projeções.
Para um cálculo mais exato do montante total de despesas financeiras (ou, contrariamente, se houver disponibilidades momentâneas de caixa, as respectivas receitas), deve-se projetar o fluxo de caixa, visando identificar necessidades de financiamentos e empréstimos de capital de giro e investimentos fixos (imobilizado).
A tais valores, acrescenta-se o resultado dos encargos já contratados.
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